印刷できないときは？1台だけか全員かで分けるプリンターの確認の順番

ミナ

ササエルサポートのミナです。印刷できないときに、まず1台だけか全員かで原因の場所を分けて、順番に確かめる方法をまとめました。

印刷できないときは、最初に「同じプリンターに、ほかの人は印刷できているか」を確かめてください。自分のパソコンだけなら、印刷先の選び間違い、印刷待ちで止まった書類、パソコン側の不調を疑います。全員が印刷できないなら、プリンター本体、ネットワーク、印刷を取りまとめているサーバーの側です。どちらなのかが分かるだけで、見る場所がぐっと絞れます。

1台だけか全員かで分ける

印刷の相談で私がまず聞くのも、「隣の席の方は印刷できていますか」です。そのうえで、次のどれに近いかを見ます。

自分のパソコンだけ印刷できないとき

まず、印刷画面の「プリンター」の欄を見てください。似た名前の別のプリンターや、「Microsoft Print to PDF」のような PDF への出力が選ばれていて、紙に出ていなかっただけだった、というのはよくある話です。通常使うプリンターが勝手に変わる場合は、通常使うプリンターの設定方法の手順で設定を見直してください。

印刷先が合っているなら、メモ帳を開いて1行だけ書き、同じプリンターに印刷してみてください。メモ帳から出るなら、プリンターとパソコンのつながりは生きています。原因は元のソフトの側です。メモ帳からも出なければ、次は印刷キューを確かめます。

1. 「スタート」→「設定」を開く。
2. 「Bluetooth とデバイス」を選ぶ。
3. 「プリンターとスキャナー」を開く。
4. 使うプリンターを選ぶ。
5. 「印刷キューを開く」を押す。
6. エラーで止まっている自分の書類を右クリックする。
7. 「キャンセル」を選ぶ。

Windows 10 では、「設定」→「デバイス」→「プリンターとスキャナー」から同じ画面に進み、「キューを開く」を押します。止まった書類を取り消したら、パソコンを再起動してから、もう一度印刷してみてください。Windows 11 には、プリンターの不調を自動で調べるトラブルシューティング ツールもあり、Microsoft の案内でも最初に試す手順として挙がっています。

ミナ

出ないからといって、印刷ボタンを何度も押すのは避けてください。直った瞬間に、同じ書類が押した回数だけ出てきます。

全員が印刷できないとき

全員が困っているなら、まずプリンター本体の画面を見てください。紙詰まり、用紙やトナーの切れ、エラーの番号が出ていないか。コピーができるかどうかも手がかりです。コピーは動くのに印刷だけが出ないなら、本体よりも、パソコンから本体までの経路を疑います。

本体の電源を入れ直すときは、Microsoft の案内どおり、電源を切って電源プラグを抜き、30秒ほど待ってから戻します。ただし、本体の画面に「印刷中」が出たまま止まっているときは、その前に管理者へ伝えてください。止まっている書類を調べるのに、その表示が役立つからです。

電源を入れても直らなければ、本体の LAN ケーブルが抜けていないか、本体の画面やプリンターの一覧に「オフライン」と出ていないかを確かめてください。オフラインの表示が消えないときの確かめ方は、プリンターがオフラインで印刷できない・印刷待ちが消えないときの確認と直し方にまとめました。

各パソコンの印刷をサーバーがいったん預かり、順番にプリンターへ送っている会社もあります。この場合、サーバーの印刷待ちに止まった書類が1つあると、その後ろの書類も進みません。利用者の画面からは見えない所なので、管理者に確かめてもらってください。

ミナ

全員が困っているときに、めいめいがプリンターを削除して追加し直したり、ドライバーを入れ直したりすると、原因が分からなくなります。連絡は一人にまとめてください。

リモートデスクトップからだけ印刷できないとき

リモートデスクトップでつないだ先から印刷するときは、印刷画面にプリンターがいくつも並びます。手元のパソコンのプリンターは、名前の後ろに「リダイレクト」と番号が付いた形で出てきます。会社のプリンターに出すのか、手元のプリンターに出すのか。それによって選ぶ名前は別です。

手元のプリンターが一覧に出てこないときは、接続の設定を見てください。

1. 「スタート」を押す。
2. 「リモート デスクトップ接続」と入力し、出てきたアプリを開く。
3. 「オプションの表示」を押す。
4. 「ローカル リソース」タブを開く。
5. 「プリンター」にチェックが入っているかを見る。

会社が配った接続のアイコンを使っている場合は、自分で設定を変える前に管理者に確かめてください。リダイレクトのしくみと、通常使うプリンターが入れ替わる理由は、通常使うプリンターが変わってしまう？プリンターのリダイレクトとはで説明しています。

特定のソフトからだけ印刷できないとき

メモ帳からは印刷できるのに、業務システムなど特定のソフトからだけ出ないなら、原因はそのソフトの側です。ソフトの中に印刷先の設定を別に持っていることもあります。出ているエラーの文言を控えて、そのソフトの担当（業務システムなら提供している会社）に確かめるのが近道です。

管理者に頼むこと

次の作業は、ほかの人の印刷や会社全体の設定に響くので、利用者が自分では行いません。

• 印刷キューの書類をまとめて取り消す（ほかの人の書類も消えるため、影響を確かめてから）
• 「印刷スプーラー」サービスの再起動や、印刷待ちのファイルの削除
• プリンターのドライバーの入れ直し、プリンターの削除と追加し直し
• プリンターのアドレスや印刷ポートの設定の確認
• 印刷サーバーの印刷待ちの確認
• 本体のエラーが消えないときの、保守業者への連絡

書類を取り消してもらったときは、その書類は印刷されないまま消えています。必要なものは、復旧したあとにもう一度印刷してください。

ミナ

直らないときは、プリンターの名前、本体の画面に出ている表示、いつからか、自分だけか全員か、どのソフトから印刷したかを教えてください。