本日のお問い合わせ紹介
2022年7月4日 サポート日誌より
退職したユーザーがいるため、もうユーザー環境に入れないように
削除してほしいとのご依頼がありました。
もうオフィスクラウドを使用しないユーザーの場合、
①ユーザーを完全削除する（必要になりそうなデータのみバックアップに移動させることは可能）
②ユーザーを無効化する（無効化するだけなので、有効化すれば再びサインインが可能）
③ユーザーのパスワードを変更してそのまま使用する
基本的にこの３つの方法でご要望に合わせて対応しています。
今回のお客様は、当初は削除をご希望でしたが、
念のために半年間は無効化し、問題がなければ削除する流れになりました。
ちなみに、ユーザーID、パスワードの変更の場合は
メールソフトのパスワード設定やブラウザに保存してあるパスワード、
銀行のSSL証明書などが失われてしまう可能性があるので注意が必要です。
上記の①～③のどの対応をする場合でも、
担当者の方に該当のユーザーにサインインして確認をしていただいた上で対応しております。
アカウント管理はなぜ重要？
アカウント管理と言うと、ユーザーIDとパスワードを発行したり、
変更や削除をするだけの簡単な作業だと思っていませんか？
でも、実はアカウント管理には重要な役割があります。
会社にとって適切な社員が必要な情報を必要な時に参照できることが重要ですが
逆に不適切な人からは参照できないようにしなければなりません。
それにはアカウント管理をしっかり行う必要があるのです。
しかし、アカウント管理の業務は意外に作業負荷がかかります。
新入社員や人事異動の多くなる時期は当然アカウント作成や削除の作業が増えます。
その上、アカウントは単純に社員数だけ作成すればよいのではなく、
使用するシステムの数や部署によって使用するシステムが異なれば、
作成するアカウントの組み合わせも多くなり、その分管理も複雑になります。
このように作業負荷がかかる作業にも関わらず、
売上に直接関係しないことなどから人員が配置されにくいという実情があります。
特に中小企業は限られた戦力をアカウント管理に割く余裕はありません。
余裕がない中でアカウント管理が不十分になれば、
関係者以外の人でもアクセスできる状態になり、
その結果、情報漏洩を招き、もしそれがトップシークレットであれば、
最悪の場合、会社の存続の危機にもつながりかねません。
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アカウント管理が重要なワケは？
社内のパソコンをはじめ、サーバーや業務用の各種ツール、メールなどのアプリケーションを利用する際に入力するユーザーID・パスワードを含むアカウント情報の登録、変更、削除などの運用を行うことを「アカウント管理」といいます。