アクセス権限とは？会社の共有フォルダーで権限を決める順番と見直し方

この記事の内容

1. 閲覧・編集・管理は何が違うか
2. 共有フォルダーと利用者を一覧にする
3. 個人名ではなく役割を基準に決める
4. 外部共有と一時的な権限を確認する
5. 異動・退職時と定期点検で見直す

アクセス権限とは、共有フォルダーやファイルを誰が閲覧・編集・管理できるかを決める設定です。会社では、先に共有する情報と担当する役割を整理し、閲覧だけで足りる人に編集権限を付けないことが基本です。権限を付けた後も、外部共有、異動、退職、一時的な仕事の終了に合わせて見直します。

閲覧・編集・管理は何が違うか

権限の名前や細かな操作は、Windows のファイルサーバーと Microsoft 365 の SharePoint など、使う仕組みによって異なります。次の表は、共有フォルダーの担当を決めるための目安です。

SharePoint の標準的なグループでは、閲覧者は読み取り、メンバーは編集、所有者はフル コントロールに対応します。編集には削除も含まれるため、閲覧だけの人を編集者に入れないようにします。所有者は権限や設定も扱えるので、担当を決めて人数を絞ります。Windows の共有フォルダーでは権限の仕組みが異なるため、同じ名前だと決めつけず、実際の設定と利用結果を確かめます。

共有フォルダーと利用者を一覧にする

まず、部署別や案件別の共有フォルダーについて、扱う情報、業務の責任者、利用する役割を一行ずつ書き出します。個人名だけの一覧にすると異動のたびに判断し直すことになるため、役割とその役割に属する人を分けて記録します。

これは記入例です。実際の権限は、資料に含まれる個人情報や契約情報、業務に必要な範囲を責任者が確認して決めます。権限設定が必要な理由や設定の基本的な流れは、既存記事のアクセス権限の設定が必要な理由でも説明しています。

個人名ではなく役割を基準に決める

1. 情報の責任者に、誰が読む必要があり、誰が更新する必要があるかを確かめます。
2. 部署や案件の役割ごとに、閲覧・編集・管理を割り当てます。必要のない権限は付けません。
3. その役割に属する人をグループで管理し、担当の変更はグループの構成にも反映します。
4. 権限を付けた後、閲覧だけの人に編集ができないか、担当者が必要な資料を開けるかを確かめます。

Microsoft 365 の Teams と結び付いた SharePoint のチーム サイトでは、Teams または Microsoft 365 グループのメンバーシップがサイトへのアクセスにも関係します。共有フォルダーだけを見て判断せず、どのグループや共有リンクを通じてアクセスできるかを確認します。

外部共有と一時的な権限を確認する

取引先と共有するときは、相手、共有する資料、閲覧か編集か、仕事が終わる時期を記録します。SharePoint と OneDrive では、サイトへの参加、ファイルやフォルダーへの直接アクセス、共有リンクなど、アクセスの経路が複数あります。フォルダーの権限を見直したつもりでも、別の経路から開けることがあるため、共有先ごとに確認します。

Microsoft 365 の外部共有は、組織やサイトの設定で許可範囲を制御できます。会社の方針に合わせ、外部共有が必要な場所と担当者を決めてから使います。一時的に加えた人や共有リンクは、案件が終わった時点で要否を見直します。

異動・退職時と定期点検で見直す

異動時は前の役割のグループから外し、新しい役割に必要な権限だけを付けます。退職時はアカウントの停止とともに、共有先やグループの所属、外部との共有を確認します。担当者の変更だけでなく、資料の置き場所や業務の範囲が変わったときも見直しが必要です。

定期点検では、情報の責任者がフォルダーごとの利用者・グループ・共有リンクを見て、不要な権限を外した記録を残します。Microsoft Entra にはグループやゲストのアクセスを定期的に確認する機能もありますが、使える機能や設定は会社の環境で異なります。まずは一覧に責任者と次回の確認時期を記し、実際の権限と照らし合わせるところから始めます。

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