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Excelの自動回復は、アプリが突然閉じたときなどに、保存前の作業を取り戻すための機能です。通常の上書き保存の代わりではありません。作業を失ったら、まずExcelを開き直して「ドキュメントの回復」を確認します。候補が出ない場合は、保存済みのブックか、まだ一度も保存していないブックかで探す場所が変わります。
自動回復と自動保存の違い
| 機能 | 主な役割 | 確かめる場所 |
|---|---|---|
| 自動回復 | 異常終了などに備え、作業中の回復用データを一定の間隔で残す | Excelを開き直したときの「ドキュメントの回復」など |
| 自動保存 | OneDriveやSharePointに置いた対応ファイルの変更を、作業中に保存する | ファイルの保存状態と「バージョン履歴」 |
Microsoft 365のExcelでOneDriveまたはSharePointに保存したファイルは、自動保存が使える場合があります。パソコン内のファイルで自動保存がオフでも、自動回復が働く場合があります。ただし、自動回復は直前の入力まで必ず残す仕組みではありません。通常の保存や、必要に応じたバックアップを続けてください。自動保存の設定やバックアップファイルの説明は、既存のExcelの自動保存機能を利用しようにあります。
作業を失った直後に確かめる場所
Excelが突然終了した場合
- Excelを開き直し、「ドキュメントの回復」が表示されるか確認します。
- 候補が複数ある場合は、ファイル名と日時を見て、必要な候補を開きます。新しい候補だけで判断せず、内容を確かめます。
- 残したい内容が見つかったら、すぐに「名前を付けて保存」で保存します。元のブックがある場合は、まず別の名前で保存して比べると、元の内容を保てます。
回復候補の確認を終える前に、「ドキュメントの回復」で削除を選ばないでください。候補を後から確認したい場合は、閉じるときに後で表示する選択肢を選びます。
保存済みのブックを編集していた場合
元のブックを開き、「ファイル」→「情報」の「ブックの管理」に、保存せずに閉じた時点の候補があるか確認します。候補があれば開いて内容を比べます。「復元」を選ぶと以前に保存した版を上書きするため、元のブックを残す必要があるときは、先に別名のコピーを保存してください。
一度も保存していないブックの場合
Excelの「ファイル」→「情報」に進み、未保存のブックを回復する項目を開きます。候補があれば選んで「開く」を押し、上部の「名前を付けて保存」で保存します。表示名はExcelの更新や画面によって「保存されていないブックの回復」などと異なる場合があります。候補がなければ、その画面からは戻せません。
見つからないときに確認する設定と限界
回復用データが作られていたかは、「ファイル」→「オプション」→「保存」で確認できます。自動回復用データを保存する間隔の設定と、回復用ファイルの場所を見ます。これらは今後の備えを確認する設定です。設定を後からオンにしても、失った作業のデータは新しく作られません。
自動回復は設定した間隔で回復用データを残すため、最後の回復以降に入力した内容は失われる可能性があります。また、回復候補が必ず作られるわけではありません。Excelやパソコンの状態、ファイルを閉じた方法によって、候補が表示されないこともあります。
OneDriveまたはSharePointに保存したブックを上書きした場合は、自動回復ではなく「バージョン履歴」を確認します。ファイル名を選んで「バージョン履歴」を開き、日時と内容を比べてください。履歴の版は編集のたびに作られるとは限りません。
会社で使うときに気をつけること
回復したブックは、保存先と共有相手を確認してから保存します。共有中の元ファイルをすぐに上書きせず、回復版を別名で保存して差分を確かめれば、ほかの人の変更を消すことを避けられます。会社の保存場所や共有の決まりにも従ってください。
自動回復は緊急時の補助です。作業を始めるときに保存先を決め、重要な変更の区切りで保存状態を確認する運用が必要です。
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