この記事の内容
PST ファイルは、Outlook のメールや予定、連絡先などをパソコン上に保存する Outlook データ ファイルです。拡張子は .pst で、archive.pst は古いアイテムの整理などで作られる PST の名前の一例です。Microsoft 365 のメールボックスそのものや、サーバーと同期する .ost ファイルとは役割が異なります。場所を調べる前に、使っているのが新しい Outlook か従来の Outlook かを確認してください。
PST ファイルには何が入っているか
PST は、メール、予定表、連絡先、タスクなどの Outlook のアイテムを保存できるファイルです。POP アカウントのデータ保存、古いアイテムの保管、メールの書き出しやバックアップなどで使われます。PST を作るとオンラインのメールボックスから必ずすべてのデータが移るわけではありません。どのフォルダーを保存したかを確認する必要があります。
| 保存先 | 主な役割 | 取り扱いの目安 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 や Exchange のメールボックス | サーバー側で管理するメールなどの元データ | Outlook の外にある PST と同じものとして扱わない |
| PST ファイル | POP のデータや、書き出し・保管したアイテムをローカルに保存 | 保存場所とバックアップの方針を確認する |
| OST ファイル | Microsoft 365、Exchange、IMAP などのデータの同期コピー | サーバー上の元データと区別する |
PST の容量を小さくする手順を探している場合は、Outlook データ ファイルの圧縮方法を参照してください。この記事では、PST の意味と場所、保管時の確認を扱います。
使っている Outlook を見分ける
画面上部のアプリバーを確認します。Outlook のアイコンだけなら従来の Outlook、アイコンの横に製品名が表示されていれば新しい Outlook です。PST を開く場所と使える機能が異なるため、以下の手順も分けて確認します。
従来の Outlook で PST の場所を確かめる
- 「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」を開きます。
- 「データ ファイル」タブを選びます。使っている .pst と .ost が、関連するアカウント名とともに並びます。
- 調べたいファイルの名前と保存場所を確認します。移動やコピーをする前に、PST か OST かを取り違えていないか確かめてください。
新しく作った PST は、通常はパソコンの「ドキュメント」にある「Outlook ファイル」フォルダーに保存されます。ただし、作り方や以前の設定によって場所は変わります。archive.pst も名前だけで場所を決めつけず、実際の保存先を確認してください。
手元にある PST を従来の Outlook で開く場合は、「ファイル」→「開く/エクスポート」→「Outlook データ ファイルを開く」を選び、対象のファイルを指定します。開いた後は、フォルダー一覧でデータ ファイルを展開して内容を確認できます。
新しい Outlook で PST を開く場合
新しい Outlook では、「設定」を開き、Outlook データ ファイルの項目から「ファイルの追加」を選んで PST を指定します。PST 内のメールを開いて検索できます。ただし、この機能を使うには、同じパソコンに従来の Outlook がインストールされ、両方の構成が一致していること、新しい Outlook で使うアカウントに Microsoft 365 サブスクリプションがあることなどの条件があります。ARM 版の新しい Outlook では PST に対応していません。
新しい Outlook で PST が開けないときは、ファイルが壊れたと判断する前に、これらの利用条件と会社の管理設定を確認してください。新しい Outlook では PST 内の予定表や連絡先の扱いにも制限があります。移行するデータにそれらが含まれるなら、従来の Outlook で内容を確認してから進めます。
PST を移動・保管するときの確認
別のパソコンへ移すなら、まず元の Outlook を閉じてから PST をコピーし、新しいパソコンで Outlook に接続して内容を確かめます。PST をコピーしてもメールアカウントの設定は移らないため、新しいパソコンではアカウントの設定が別途必要です。元のファイルをすぐに消さず、必要なメールやフォルダーを開けることを確認してください。
OneDrive の同期対象のフォルダーに PST があると、ファイルの大きさや使用中の状態によって同期が遅くなることがあります。Microsoft は同期の問題を避けるため、PST を OneDrive の外へ移す手順を案内しています。移動する前に Outlook を閉じ、同期が終わるのを待つ必要があります。会社の保存先を勝手に変えず、管理者と手順を決めてください。
会社で使うときに気をつけること
PST はメールの保管先になり得るため、パソコンの入れ替えや退職時に所在が分からなくなると、必要な記録を探せなくなります。会社のメールを PST に書き出す前に、保管を認める場所、バックアップの担当、保存期間、引き継ぎ方法を管理者に確認してください。共有フォルダー上の PST を Outlook から常時開いて使う方法は、接続の状態によって動作が遅くなり、ファイルが破損するおそれもあるため、保管方法を決める際に避けます。
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