本日のお問い合わせ紹介
2021年4月14日 サポート日誌より
昨晩までは問題なくメールの受信ができたのに、
取引先の方からのメールが一切届かなくなっているとのことでした。
送信が出来なかったという取引先の方には
エラーメールが返ってきているとのことでした。
そこで、サポートからお客様宛にテストメールを送信してみたところ、
同じようにエラーが返ってきました。
エラーメールには日本語で
”メッセージを配信できませんでした。後で再送信してください。
問題が引き続き発生する場合は、メール管理者にお問い合わせください”
と記載されていました。
これだけでは何が原因なのかわかりませんが、
今回はエラー番号も記載されていたためそちらからお調べしたところ
メールサーバーの容量オーバーが原因でした。
Outlook上で、メールサーバーにメールを残す期間を
数日短く設定したところ、エラーになることなく受信ができるようになりました。
一つの端末でメールを受信した後も、別の端末からも受信できるように
メールサーバーでメールを保管してくれる機能があります。
しかし、そのメールサーバーには残念ながら容量の制限があります。
今回のように、一時的に受信できなくなってしまうといった事象が起きることもあるため
利用の状況に応じてメールサーバーに残しておく期間を短くしたり
メールサーバー側の設定で容量を増やしていただく必要があります。
お仕事でメールを多く利用される方はお気をつけください・・！
メールサーバーの仕組みとは？
メールサーバーは、送信側と受信側の2つのメールサーバーで構築される仕組みです。
メールサーバーでメールを送受信する流れは、郵便を出すときの流れとよく似ています。
郵便を出すときの流れ
- 送り主が郵便をポストに出す
- ポストから集められて郵便局に届く
- 住所によって郵便を配送先ごとに
仕分けする - 配達する郵便局へ郵便を配送する
- 郵便局から相手の郵便受けに配達する
- 相手が郵便を受け取る
メールサーバーを経由してメールを送信する流れ
- 送信者がメールソフトでメールを出す
- 送信側のメールサーバーに届く
- メールアドレスのドメイン名から受信側の
メールサーバーのIPアドレスを割り出す - 受信側のメールサーバーにメールを転送する
- 受信者のメールボックスに届く
- 受信者がメールソフトでメールを受けとる
このように、メールサーバーは郵便局のような役割で、
メールの中継地点としての役割を担っています。
郵便の宛先と住所にあたるメールアドレスは、
「ユーザー名＠ドメイン名.com」の形で表されます。
「.com」の部分はトップレベルドメインと呼ばれ、他にも「.net」や「.co.jp」など、
取得者の特徴や国別の割り当てなどによって分類されています。
このメールアドレスにあるドメイン名で送り先のメールサーバーがわかるというわけです。
ドメイン名から IPアドレスを割り出しをするのはDNSサーバーの役割です。
DNSは『Domain Name System』の略称で、
インターネット上のドメイン名を管理するシステムのことです。
IMAPかPOPによってメールの保存設定や削除方法が異なる
IMAPは『Internet Message Access Protocol』の略称で、サーバー上でメールを管理します。
受信したメールデータはサーバー上に保存されるので、
どの端末からでも同じ内容のメールを閲覧できます。
IMAPには、GoogleメールやYahoo!メールなどがありますが、
基本的には自分の端末にはダウンロードされないため、
自身で不要なメールを削除する必要があります。
POPは『Post Office Protocol』の略称で、メールサーバーにメールが届いた後に、
届けられた端末にメールデータをダウンロードするのが特徴です。
つまり、メールを蓄積しておいて、ユーザーが取り出したいときに取り出す仕組みです。
また、端末にダウンロードするので、
サーバーに接続できないオフラインの状態でもメールを見ることができます。
POPで利用するメールは、Outlookや、Windowsなどに
デフォルトで付属しているメールソフトでよく見られますが、
こちらはサーバーにデータを残さない、もしくは残す期間の設定をすることができます。
メールの容量には添付ファイルも含まれる！
メールに添付するファイルもメールの容量に含まれるため、気を付ける必要があります。
特に図面や画像データなどは容量が大きくなります。
そうしたファイルが添付されたメールも
メールサーバーの容量を圧迫する要因になりますので、
開封したメールの添付ファイルはパソコンやファイルサーバーへ保管して
メールを削除するなど、こまめに整理することをおすすめします。
また、メールで送れる容量には制限があり、
送信したいファイルがあっても送れないことがあります。
そういう場合は、ファイル転送サービスを利用するなどの方法もあります。
ファイル転送サービスには料金が安いものや送信可能なデータ量が大きいもの、
セキュリティが堅固なものやサービス内容が充実しているものなど、
サービスによってさまざまな特徴がありますので、
用途にあわせて利用してみるのもよいかもしれません。
メールを利用していて困っていることやわからないことなどありましたら、お気軽にお問い合わせください。