この記事の内容
メールの署名は、本文の最後に付ける送り主の連絡先で、ビジネスメールでは名刺の代わりになります。社名やメールアドレス、事務所の住所が変わるときは、署名の中に変更日と新旧の内容を並べた短いお知らせを加え、相手のアドレス帳が切り替わるころまで載せておきます。この記事では、署名に入れる項目と例、社名変更・メールアドレス変更・移転のときの例文、Outlook で署名を設定する手順をまとめます。
メールの署名とは
署名は、メールを受け取った人に、送り主が誰で、どこに連絡すればよいかを伝えるためのものです。会ったことのない相手にも渡せる名刺の役目をするので、ビジネスメールには署名を付けるのが一般的です。
署名に入れる項目
- 会社名
- 部署名・役職
- 氏名（読み方が難しい名前には読み仮名）
- 住所
- 電話番号（必要に応じて携帯電話・FAX の番号）
- メールアドレス
- 会社の Web サイトの URL
迷ったら、自分の名刺と同じ項目にすると簡単です。
署名の例
| 社外向けの署名の例 |
|---|
| ―――――――――――――――――― |
| サンプル株式会社 営業部 課長 |
| 見本 太郎（みほん たろう） |
| 〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3 |
| TEL：00-0000-0000 FAX：00-0000-0000 |
| Mail：taro.mihon@example.com |
| https://www.example.com/ |
| ―――――――――――――――――― |
社外用・社内用・簡易版を使い分ける
送る相手によって署名を使い分けると、必要な情報だけを伝えられます。
| 種類 | 入れる項目 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 社外用 | 会社名・部署・役職・氏名・住所・電話・メール・URL | 取引先への連絡 |
| 社内用 | 部署・氏名・内線番号 | 社内のやりとり |
| 簡易版 | 会社名・部署・氏名・メール | 返信が続くとき、面識のない相手に携帯電話の番号まで伝えたくないとき |
社名変更・メールアドレス変更・移転のときの署名
連絡先が変わるときは、署名に「お知らせ」の行を加えると、やりとりのたびに相手の目に入ります。書き方のポイントは次のとおりです。
- いつから変わるか（変更日）を書く
- 新しい内容と古い内容を並べる
- 相手にお願いしたいこと（アドレス帳の登録の変更など）を一言添える
- 変更日の前から載せ始め、変更後もしばらく残してから外す
社名変更の例文
社名のあとに旧社名を添えると、相手がすぐに同じ会社だと分かります。メールアドレスのドメインも変わるときは、次のメールアドレス変更の例文と組み合わせます。
| 社名変更のお知らせを入れた署名の例 |
|---|
| ―――――――――――――――――― |
| ＜社名変更のお知らせ＞ |
| 2027年4月1日より、社名を「サンプル株式会社」に変更いたします。 |
| 住所・電話番号・メールアドレスに変更はありません。 |
| ―――――――――――――――――― |
| サンプル株式会社（旧社名：見本商事株式会社） |
| 営業部 見本 太郎 |
| TEL：00-0000-0000 |
| Mail：taro.mihon@example.com |
| ―――――――――――――――――― |
メールアドレス変更の例文
古いアドレスがいつまで届くかを書いておくと、相手が切り替えの時期を判断しやすくなります。
| メールアドレス変更のお知らせを入れた署名の例 |
|---|
| ―――――――――――――――――― |
| ＜メールアドレス変更のお知らせ＞ |
| 2027年4月1日より、メールアドレスを次のとおり変更いたします。 |
| 新：taro.mihon@example.com |
| 旧：taro.mihon@example.net（2027年6月30日まで受信できます） |
| お手数ですが、アドレス帳の登録の変更をお願いいたします。 |
| ―――――――――――――――――― |
| サンプル株式会社 営業部 見本 太郎 |
| TEL：00-0000-0000 |
| ―――――――――――――――――― |
オフィス移転の例文
| 事務所移転のお知らせを入れた署名の例 |
|---|
| ―――――――――――――――――― |
| ＜事務所移転のお知らせ＞ |
| 2027年4月1日より、下記へ移転いたします。 |
| 新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇4-5-6 サンプルビル5階 |
| 新しい電話番号：00-0000-0001（FAX 番号に変更はありません） |
| ―――――――――――――――――― |
| サンプル株式会社 営業部 見本 太郎 |
| Mail：taro.mihon@example.com |
| ―――――――――――――――――― |
移転日を過ぎたら、署名の住所と電話番号を新しいものに書き換え、お知らせの行はしばらくしてから外します。
Outlook で署名を作り、自動で入れる
Outlook には「新しい Outlook」と「従来の Outlook（クラシック）」があり、署名の設定の場所が違います。
新しい Outlook の場合
- 「設定」（歯車のアイコン）を選びます。
- 「アカウント」の「署名」を開きます。複数のアカウントを使っているときは、署名を使うアカウントを選びます。
- 新しい署名を追加して名前を付け、その下の欄に署名を入力します。
- 画面の下の方で、新しいメッセージと、返信・転送のメッセージに自動で入れるかどうかを選び、「保存」を押します。
Web 版の Outlook（Outlook on the web）でも、同じ手順で設定できます。自動で入れない設定にした場合は、メールを書くときに「メッセージ」タブの「署名」から選んで入れます。
従来の Outlook（クラシック）の場合
- 新しいメールを開き、「メッセージ」タブの「署名」から「署名」を選びます。「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」からも開けます。
- 「署名とひな形」の画面の「編集する署名の選択」で「新規作成」を押し、署名の名前を入力して「OK」を押します。
- 「署名の編集」の欄に署名を入力します。
- 「既定の署名の選択」で「電子メール アカウント」を選び、「新しいメッセージ」と「返信/転送」に使う署名を選びます。自動で入れたくないときは「(なし)」を選びます。
- 「OK」を押します。
次に作るメールから署名が自動で入ります。手順 1 で開いたメールには入らないので、そのメールでは「メッセージ」タブの「署名」から選んで入れます。
従来の Outlook での署名の作り方は、次の動画でも確認できます。
署名を作るときのポイント
- 1行に1項目ずつ並べ、適度に改行します。相手が連絡先を自分のアドレス帳に写すときにも扱いやすくなります。ただし改行を入れすぎると、かえって読みにくくなります。
- 罫線や記号の飾りは控えめにします。顔文字や凝った飾りは、ビジネスメールには向きません。
- 作ったら自分宛てに送り、パソコンとスマートフォンの両方で、不自然な改行や文字化けがないかを確かめます。
- 部署や電話番号が変わったら、すぐに署名も書き換えます。
会社で使うときに気をつけること
- 署名の形を会社で決めておくと、社員ごとの書き方のばらつきがなくなります。社名変更や移転のときも、お知らせの文面をそろえられます。
- 携帯電話の番号を社外向けの署名に載せるかどうかは、会社の決まりに合わせます。
- 従来の Outlook で作った署名は、作ったパソコンに保存されるため、別のパソコンの Outlook では使えないことがあります。パソコンを入れ替えたときは、署名が残っているかを確かめ、なければ作り直します。
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