中小企業だからテレワークは無理だとあきらめていませんか？
中小企業にとってテレワークの導入は難しい？
中小企業でテレワーク導入が進まないのはなぜ？
「自社にはテレワークに適した業務がない」
「IT環境も充分に整っていない」
「本当に働いているかわからない」
「社内のコミュニケーションが停滞して業務が滞るのではないか」
このような悩みから、テレワークの導入を敬遠する中小企業も多いのではないでしょうか。
確かに中小企業は大企業に比べてテレワークの導入に遅れがあるようです。政府や地方自治体も、中小企業にテレワークの導入が進んでいないことを危惧しており、中小企業の事業主に対してテレワークの導入を支援する助成金・補助金の制度を設けるなどして導入を促しています。
新型コロナウィルスが流行した影響で出社の自粛が呼び掛けられる中で、導入の必要性が生じたことやテレワーク導入に対する助成金の制度が強化されたことなどから、中小企業も導入するところが増えてはいます。しかし大企業に比べるとまだまだ遅れています。
社員数や規模がハードルに？
人材採用大手企業が従業員300名未満の企業におけるテレワークの導入実態を調査するため、2019年にテレワークに関するアンケートを実施しました。
このアンケート結果によると、中小企業がテレワークを導入していない理由として、
「テレワークに適した職種がない」
「企業規模が小さいから」
が挙がっています。
この2つの理由から、大企業と中小企業の大きな違いである人数や規模がハードルになっていることがわかります。
テレワークに適した職種は「事務職」や「技術職」などがありますが、大企業ではこれらの職種の社員が数十人～数百人といるため、テレワークを導入することによる影響や効果が十分に見込めます。
その一方で中小企業の場合、事務職や技術職の人数は数人～10人程度がほとんどです。また、業務を兼任することが多いため、パソコンで業務を完結できる人が少ないという現状があります。
そのため、テレワークの導入にコストをかけても、それほど効果が期待できないと考える経営者が多いようです。
中小企業にはテレワークは無理？
今回のコロナ危機により全国の企業にテレワークを導入する動きが広がる中、大企業はいち早くテレワークに移行して、その実施状況やノウハウを自社のサイトで紹介するなど情報発信をしています。そうした企業の導入事例をみていると、大企業といえど容易にテレワークに移行できたわけではなさそうです。
大企業ゆえの難しさもある？
大勢の従業員を抱える大企業は、資金面や人員・体制などの体力面ではテレワークを導入する力が十分にある反面、「規模が大きいゆえの導入の難しさ」があることがうかがえます。多くの大企業は働き方改革に対応するひとつの手段として、早いところでは10年以上も前から検討・準備・試験導入を繰り返すなどして進めてきました。ここ数年ようやくテレワークの環境を整えて一部の部署や従業員から在宅勤務やリモートワークを始めていたところに、今回の緊急事態宣言をうけて全社への展開を急いだ形です。
「規模が大きいゆえの導入の難しさ」とは企業カルチャーの変革を伴うことで、ルール作りや従業員への周知・意識づけなどが現場だけでは難しいことにあります。規模が大きいほど、意見の集約が難しく周知するにも時間がかかります。大企業の事例をみるとまず組織のトップや管理職が率先して動かなければ導入が難しかったという話もあります。当然インフラ構築も技術面でも時間の面でも大掛かりなものになります。
最初から全社で導入する必要はない
逆に考えると、中小企業は規模の面では有利ということになります。経営トップと従業員との距離も近いことから意見の集約や反映もしやすく、試験導入など小さい規模でも比較的容易に始められます。テレワークは必ずしも全社一斉に導入する必要はありません。
例えばテレワークにおけるルール作りを行った上で、まずは対象社員や実施する部門を絞ったり、「テレワーク勤務は1週間に1回」と回数を設定したりなど、小さな部分からパイロット導入を実施することもできます。
テレワークのメリットを享受するべき
そもそもテレワークの大きなメリットは、
「柔軟な働き方ができることによって社員の生産性が向上する」
「コスト削減が期待できる」
という点です。
費用がそれほどかからない範囲で試験的にテレワークを導入することは、本格的に導入された時のシミュレーションにもなり、実際に使う際の課題などを洗い出すことができ、そのための準備もすることができるため有効だと言えます。
オフィスに出社しなくても仕事ができるということは、新型コロナウイルス感染拡大など緊急事態への対応になるだけでなく通勤などの移動にかかる交通費の削減にもつながります。
中小企業でも、まずは可能な範囲に絞ってテレワークを始めてみるという選択肢もあるかもしれません。そして交通費のようなコストの削減などテレワークの導入効果が現れてきたところで、費用対効果を見極めながら広げていくことも可能です。
さらに、コスト削減という観点では、テレワーク導入の補助金や助成金が強化されている今こそ、導入費用を抑えることができる点で絶好のチャンスと言えます。
ITツールを活用してテレワークを実現
テレワークに適さない業種とは？
中小企業がテレワークの導入をためらう理由として、自社には適した業務がないというものがありました。テレワークに適さない業務とは何でしょう？
かつては、エンジニアや事務といった限られた職種のみがテレワークに適していましたが、現在ではマーケティング職や営業職・人事職といった多様な職種や業務をテレワークで実施することができるようになってきています。それは何故でしょう？
テレワークができる業種が増えている
最近では WEB会議システムをはじめ、チャットツールや営業ツール・業務管理など、テレワークの導入に必要な様々なツールが充実してきています。そうしたITツールを最大限に活用することで、多様な業務に対応できるようになっているのです。
例えば、オンライン営業ツールによって高画質・高音質の映像で遠隔でも取引先との商談が行えるようになりました。
場所を移動せずに営業ができることから、
「移動にかかる交通費などの経費が削減される」
「商談の前後の移動時間が短縮される」
「短い時間で実施できるので、効率的で打ち合わせ回数も増やすことができる」
など、自社にとっても取引先にとってもメリットが生まれます。
このようにテレワークで円滑にできる業務は増えてきています。従業員の少ない小規模な会社でもより多くの業種や様々な業務でテレワークを導入することによって、新しい活路を見出すことができるかもしれません。
中小企業が抱えてきた課題をテレワークで解決する
大きな課題は人手不足
近年の中小企業の課題とされているのが慢性的な人手不足です。日本では労働人口が急速に減少しており、どうしても大企業より中小企業の方にしわ寄せがいってしまう現実があります。
中小企業基盤整備機構が中小企業の経営者を中心に実施しているアンケートによると、全体の約７割を超える中小企業が人手不足を感じているようです。そしてその中小企業の8割近くが「人材の採用が困難」であると回答しています。つまり、多くの中小企業では人手が足りていないのにも関わらず人材の新規採用が困難であるということがわかります。
カギは多様な働き方の実現
このような課題に対して、テレワークの導入は効果があるのでしょうか？
離職の理由として子育てや介護といったライフイベントによって出社が困難になることが挙げられます。そうした事情を抱える社員にテレワークを活用してもらうことで、子育てや介護をしながら仕事をすることが可能になります。結果的に離職率を下げ企業の労働力を確保することができます。
総務省の調査によると、ある大企業で社内制度としてテレワークを導入したところ女性の離職率が約4割下がったといいます。こうした効果は中小企業でも期待できると考えられます。
また新卒市場では、「多様な働き方を認めてくれること」が学生の会社選びの条件として挙げられるようになっています。テレワークの導入により学生に企業をより魅力的にみせる効果もあるでしょう。逆にテレワークを導入していない企業は、採用面の訴求力が低くなっていく可能性があります。
テレワークはコスト削減にも貢献する
テレワークの導入は、中小企業の事業運営のコスト削減にも繋がります。
まずは交通費や光熱費の削減。テレワークの実施により出社する必要がなくなり、通勤にかかる交通費やオフィスの空調や照明にかかる光熱費も減らすことができます。総務省による試算では、一人当たりのオフィスの電力使用量はテレワークの導入で約4割の削減が見込めることになっています。
次にオフィスそのものの賃料も削減できます。テレワークによって社員のオフィスへの出社が減ると、全員分の机と椅子を置くスペースを備えた大きなオフィスは不要になります。出社する社員の数に合わせた小さなオフィスに見直したりすることで、賃料自体のコストカットが可能になります。
加えて、テレワークを導入すると今まで紙ベースでやり取りをしていた、様々な書類のデジタル化が求められます。導入初期には手間やコストがかかりますが、長期的な視点でみると印刷コストや紙の購入コストの削減になります。
このように、テレワークは中小企業にコスト面でも大きなメリットがあります。売上が伸び悩んでいる企業にとっても経費削減によって相対的に売上をアップさせるチャンスになります。
テレワーク導入の課題は？
テレワークを導入するには業務の見直しも必要になる
テレワーク導入にあたって重要なのは「社内のルール決め」です。
例えばテレワーク社員とのコミュニケーションをどうするかなど、会社によって課題は様々です。
テレワークを導入する際に取り決めが必要なのは主に次のようなものがあります。
- 労務管理はどのように行うか
- 打ち合わせや会議はどうするか
- セキュリティ対策はどうすればいいのか
- 紙による確認や承認はどうすればよいか
これらの課題を解決する手段として、先に述べたITツールの活用があります。もちろん、ITツールを活用するにあたり業務上の見直しを必要になることもあります。しかし、導入の検討をする中で業務の無駄な部分が明確になり、それらを省くことで業務の効率化につながったり、よりよいアイディアが発案されるきっかけになることもあります。業務の見直しをしてでもテレワークを導入することによって、長い目で見ると結果的にプラス効果になるかもしれません。
テレワーク導入のハードルは徐々に下がってきています。
中小企業もITを活用することで、さまざまな業務をテレワークで実施できることが増えています。
テレワークの導入をご検討中でしたら、是非Office Cloudをご検討ください。
