本日のお問い合わせ紹介
2022年9月9日 サポート日誌より
お客様から、「特定の人のみアクセスできるフォルダを作成したい」というお問い合わせがありました。
管理職の方のみで利用したいフォルダがあるとのことでした。
フォルダ自体はお客様にて作成されたとのことで、
アクセスを許可するユーザーを教えていただいて設定をし、
お客様に確認していただき完了いたしました。
オフィスクラウドをご利用のお客様については、
アクセス権の設定作業は基本的にサポートにて実施するため
設定方法については割愛いたしますが、
アクセス権を設定する方法には主に以下の2つあります。
・各ユーザーを個別にフォルダに設定する方法
・ユーザーのグループごとにセキュリティ設定をする方法
アクセス権を設定するフォルダが複数あり、
決まったグループごとにアクセス件をつけたい場合、
A1部署（アクセスグループ内のユーザー：Aさん、Bさん）
B1部署（アクセスグループ内のユーザー：Cさん、Dさん）
のようにアクセス権のグループを作成すると、
フォルダに”A1部署”というグループを許可すれば
Aさん、Bさんに権限を与えることが出来ます。
もちろん、
フォルダにAさん、Bさんを個別に許可することも出来ますが、
設定するフォルダが複数ある場合、グループ設定の方が
ユーザーの異動等で後から権限の追加や削除がしやすくなり、
管理する上でもわかりやすくなります。
今回のお問い合わせで設定したように、ファイルやフォルダを共有する際には、アクセス権限を設定することがとても重要です。
アクセス権限の設定が必要な理由とは？
ファイルやフォルダを共有するにはファイルサーバーを利用することが多いですが、
もし、何の制限やルールもなくアクセスできたらどうでしょう？
全く関係のない人が重要文書を見たり、持ち出すことができたら、
最悪の場合、その重要な情報が外部に漏れてしまうかもしれません。
そのようなリスクを避けるには、
ファイルやフォルダに対するアクセス権限を、
各ユーザーに適切に付与して管理することが重要です。
アクセスの種類には大きく分けて
読み書き可能、閲覧のみ、アクセス不可、の3つあります。
各ユーザーがファイルやフォルダそれぞれに対して
どのアクセスの種類で操作することを許可するのか、
その組み合わせをアクセス権限としてあらかじめ設定することで、
情報漏洩などのリスクを防止することができます。
関連記事
アクセス権限の設定が必要な理由とは？
全てのファイルへのアクセスを無制限に許していると、さまざまなリスクが生じます。これらのリスクを回避してデータを適切に管理するには、ファイルの使用目的や特性に応じたアクセス権限の設定が必要になります。
詳しくみる
アクセス権限は、ただ設定するだけではスムーズに運用できません。アクセス権限を設定する重要性を各ユーザーに周知して理解してもらい、ルールを遵守してもらうことが重要になります。
