導入したのは十年以上前になりますが、当時、非常にスペックが劣っている古いパソコンを使い続けている状態でした。パソコンを数年使ったらもう古くなって動作も遅くなってしまうような時代で、朝はパソコンを起動して作業を開始できるまで、10分~20分と非常に時間を要していました。

それでも、日々それがあたりまえで、中小企業なのでなかなか新しくできないと考えていましたから、前社長がシンクライアントを導入すると決めた時、初めは何のことかわかりませんでした。 

オフィスクラウドを使うことによって、パソコンのスペックに関係なく仕事ができるようになるならいいなという考えで導入が決まりました。

やはり、パソコンのスペックによらず快適に仕事ができるようになったことが非常に大きいです。朝一番などは最初にローカルのパソコンを起動するのにちょっと時間がかかりますが、それ以降の作業やパソコンに負荷がかかるような大容量のデータを使ったり、Chromeを使ったりするにも、ほとんどパソコンの動きを気にせずに仕事ができるようになりました。

また、導入前はローカルパソコンにそれぞれ必要なソフトを入れなければならなかったのが、サーバーに最新のソフトを入れておけば、全社員が最新のソフトを共有して使えるようになりました。以前は、パソコンやネットワーク関係の設定は全て私がやっていました。パソコンを買い換える度に梱包を剥がして設定をして、さらにネットワークの設定までして、やっと使えるような時代でしたが、箱から出してネットワークに繋げるだけでオフィスクラウドに繋がります。設定だけでなく、メンテナンスまでやっていた私の作業が大幅に軽減されてほぼゼロになったことが、非常にありがたいです。

このように作業効率があがったことと、サポートが受けられることは、オフィスクラウドの導入による大きな効果だと思います。  

サーバーで一括処理をするので、テレワークを導入する前の段階からも、出張先などの外部から社内サーバーにアクセスして社内と同じように作業ができるようになりました。プリンターを使うのは難しいですが、お客様のところにパソコンを一台持っていけば、打ち合わせをしながらサーバーのデータを同時に編集できます。例えば、打ち合わせ中に「ここをこうしましょうね」という話をしながらサーバーにあるデータを触れるので、その場で完結できるという点が助かります。また、社外にデータを持ち出す必要がないので、よくニュースに出てくるようなパソコン紛失や、データが漏洩することも無くなる点が非常にありがたいと思います。

新型コロナウイルス感染症の関係で、濃厚接触者になった社員が在宅勤務をするなど、一部でテレワークをしています。もう少し課題が解決できれば、テレワークによる在宅勤務も今後推奨していきたいと思っています。 

やはりパソコンを使った仕事ではありますが、社員同士の連絡をどうしても密に取らなければならないタイミングがあります。物理的にオフィスで隣同士で座っていれば顔を上げて横を向けばすぐコミュニケーションを取れる状態ですが、テレワークでは何か連絡したり軽く声をかけるにも電話やメール、もしくはチャットを使わないと声をかけれないという、それ自体が一つの仕事になってしまうので非常に困ります。このように簡単にコミュニケーションを取れなくなることが一つの課題です。

もう一つは、当社の仕事の運用ではよくプリンターを使うため、社内にいれば複合機で簡単にプリントアウトして資料を読み返すことができますが、自宅ではなかなかやりにくいということが課題になります。

古いパソコンでも快適に作業できることが導入のきっかけだったので、その点はもともと期待していたのですが、その他に私が導入してよかったと思う点がサポートです。パソコンや、仕事をする上で使うソフト、ネットワーク関係などいろいろな問題がありますが、オフィスクラウドに限らず何か困ったことがあった時にサポートに聞くと、大体的確な答えがすぐに返ってきます。

導入前は、ITやパソコンに一番詳しいのが私だったので、誰も解決してくれず、自分で調べて解決しなければなりません。それは非常に無駄な作業と時間であって、1時間や2時間、長いと半日仕事が止まるということもありました。今はサポートの窓口に連絡するとほんの数分で解決してもらえたり、「こちらでやりますよ」と言ってくれるので、ストレスの軽減にもなって非常にありがたいと思っています。 

現状はほぼ満足していいます。ただ、会社の課題というよりも、今のIT環境の課題だと思いますが、技術革新が非常に速いですよね。昔は単体のパソコンで作業していたのが、「LANで繋がるようになりました」「クラウドになりました」などネットワーク関係でもそうです。さらに無線LANなど色々な技術が出てきて、設定は簡単になったものの、それに伴う弊害もでてきました。

そこで、新しい技術や、テレワークをする上で作業効率を落とさないようなコミュニケーションツールなどについての情報提供や、ランサムウェアをはじめとする情報セキュリティを脅かす事例も身近なものになってきているので、ファイアウォールなどのセキュリティを向上させたり、データのバックアップをするなど、万が一の時に復旧できるようなサポートをしていただけるとありがたいです。

今もご提案を色々いただいていますが、こういうことはイタチごっこですので、リスクが増えた時に対策を提案して頂けると非常にありがたいと思います。