コロナ禍でテレワークを導入する企業が急速に増えています。
テレワークで働く社員が増える中で課題も浮かび上がってきました。
実際にテレワークをしている利用者の感想からどのような課題があるのかを見てみましょう。
テレワークの課題とは
テレワーク利用者の声から見えること
実際にテレワークで在宅勤務をしている会社員から聞かれる感想です。
気が付くと遅くまで作業していることがあります。
時間を自分で管理する必要があり、
自宅で仕事をしているとプライベートとのメリハリをつけにくいですね。
上手く意思疎通を図れないことがあります。
捺印が必要な書類があると郵送したり、場合によっては出社の必要があるので不便です。
こちらから確認もしにくいため、ストレスを感じながら仕事をしています。
気を付けてはいますが、社用パソコンを持ち出して、
どこかに忘れてきたり盗難されて機密情報が流出するリスクもあります。
テレワークでは社員の勤務態度を把握しづらいし、コミュニケーションも希薄になるので
正当な評価をされるのか心配です。
これらの声をまとめてみると以下のような課題があると言えます。
・業務の性質上テレワークができない
・長時間労働になることがあるなど、時間を自己管理する必要がある
・コミュニケーションがとりにくく、意思疎通がしづらい
・セキュリティ面で不安がある
・ネットワーク環境整備が十分でなく業務効率が悪い
・仕事における評価がしづらい
一般的な企業で把握されているテレワークの課題は？
株式会社情報通信総合研究所が行った「地域におけるICT利活用の現状に関する調査研究」でも
テレワーク導入における課題が報告されています。
この調査結果をみると、はじめに紹介したテレワークの利用者が訴えている内容と同様の課題が
あることがわかります。
これらの課題の中で多いものを中心に、具体的に見てましょう。
テレワークは、オフィスに出社しないため「オンライン上で完結できる仕事」をする必要があります。
とくに製造業や接客業など、業種によってはテレワークの実施が困難なものもあります。
これらの業種の仕事では常に現場に誰かが居なければならないため、テレワークの導入は難しいと考えられます。
業務の内容によっては、どうしてもテレワークしやすい業務とそうでないものに分かれてきます。
例えば、営業や接客などの直接人と接することが多い仕事では、なかなかテレワークはできません。
仮に社内の一部でテレワークを導入しても、「誰かがテレワークをできる反面、誰かが現場にいなければならない」といった状態になり、社内に不公平感が生まれてしまいます。
実際に電話の応対をとってみても、普段の人数がオフィスにいる時に比べてテレワークで出社しない社員がいる場合、その分対応できる人数が減るためオフィスに出社している従業員の負担が増えるという問題があります。
逆にテレワークをしている従業員の業務内容の評価が難しいことから、
社内で働く人ばかりが評価される形になれば、テレワークをする側の従業員からの不平不満がでるかもしれません。
したがってテレワークの対象者の決め方や役割分担、評価基準について明確にしておくことが重要になります。
普段オフィス内にいれば直接顔を合わせて確認できていたことが、テレワークで離れた状態で仕事をしていると容易には確認できず、コミュニケーションの手段は電話かメール、チャットで行うことになります。
電話やメールをするまでもない内容は確認が後回しになりがちになったり、チャットでは簡単な内容しか確認しづらく、微妙なニュアンスも伝わりにくく誤解が生じやすいなど、結果として最低限のコミュニケーションしか取れないこともでてきます。意外と何気ない雑談の中から良いアイデアや親睦が生まれることもあり、やはり顔を合わせて会話することが必要だという意見が聞かれます。
オフィスに出社する場合、タイムカードを押したり自席に着くことで出社したことがわかりますが、テレワークの場合それをどう把握するかという問題があります。出退勤が管理しづらいことにより、
「業務中はきちんと仕事をしているのか？」
「時間内に終わっていないがどこに問題があるのか？」など、詳細まで把握できないことが問題として挙がっているようです。テレワークでは仕事の結果である成果物はきちんと目に見えるのですが、実際の仕事をしている行動まで監視することは困難です。
このように業務に対する評価がしにくくなることもあり、従業員にとっても正当な評価が受けられるのか不安を感じることもあるでしょう。
テレワークをする従業員が感じている問題として、「仕事と仕事以外の切り分けが難しく、長時間労働になりやすい」というものがあります。
仕事をするために出社したらオン、仕事を終えて帰宅したらオフ、というメリハリがあった環境が、ずっと家に居ることで常に仕事をし続けられる環境になってしまった結果、区切りをつけることが難しくなるのもひとつの課題として挙げられています。
仕事をする場所がオフィスの外へ広がることで、社内情報が流出するリスクが高くなることも課題になります。テレワークを導入するには、PCやタブレットといった端末とインターネット環境が必須です。そのため、社員へのPCの付与、自宅でインターネットが使えるような環境整備などが必要になるとともに、私用PCを流用する場合も含めて、セキュリティ対策や社内データ取り扱いのルールを周知して遵守させることも重要になります。
テレワークを導入するにはどうしても初期費用がかかります。まずICT環境を整えること、その他にセキュリティ対策をとったり、コミュニケーション不足や業務改善などの様々な課題を解決するためにITツールや器材を購入する必要が出てくる場合があります。
コロナ後もテレワークを続ける必要はあるのか？
コロナ禍で必要に迫られてテレワークを実施した企業が多い中、様々な課題が浮き彫りになったことで、コロナ後も課題を抱えてまでテレワークを続けるのかという企業もあるでしょう。しかし、テレワークを導入することで、業務の効率化による生産性の向上、オフィス環境の維持費やペーパーレス化などによるコストの削減などのメリットがあり、長い目で見れば費用対効果が期待できます。
したがって、せっかく資金を投じて導入したテレワークですから、得られるメリットに注目して引き続き実施していくことがおすすめです。
Office Cloud でテレワークを実施
Office Cloud をご利用頂いているお客様の感想でも、テレワークを始めて困ったのは「電話対応」「紙による確認や承認」を伴う業務だったという声が聞かれました。オフィスにかかってくる電話の応対やFAXの受け取りは出社している従業員が行ったり、納品書などの伝票類や請求書が紙でオフィスに送られてくるためテレワークでは対応できないというものでした。また、社内資料が紙であったり、ファイルの共有ができていないものは、使う予定の資料を全て抜き出して持ち帰るのは実質無理で、テレワークで自宅に居ると確認することができないという問題もありました。
コミュニケーションの面ではこんな声が聞かれました。オフィスにいる時は従業員の様子が見れるので、体調が悪そうだったり元気がなさそうだと感じたときは声をかけることができたが、テレワークではそれができないので、何気ない会話ができることが大事だというものです。また、電話やメールをするのも億劫な内容だと確認せずに済ませてしいがちになることもあったようです。
課題をクリアすればもっと成長できる！
こうした問題点も、紙の書類の電子化を進めてファイル共有の仕組みを整えたり、コミュニケーション不足や労務管理の難しさをカバーするためのITツールを利用したりすることで、テレワークをむしろ便利に使いこなして、業務改善やコスト削減もできるなどのメリットになります。結果的に長年の課題をテレワークの導入をきっかけに見直すことになり、将来的に企業の成長につながると期待できます。
従業員の声には会社を成長させる貴重なヒントが隠れているかもしれません。課題としっかり向き合って上手にテレワークを活用していきましょう。
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