メールの署名を効果的に使おう

メールの署名とは？

メールには通常最後尾に送信者の名前はもちろん、ビジネスメールであれば所属する組織の情報などを添えて記載します。メールに署名を記載するのは、受け取った相手に対し送信者が何者であるのかを知らせるためです。

ビジネスでは名刺代わりになる署名

ビジネスではじめて会う人と交換するのが「名刺」ですが、ビジネスメールの署名は直接会ったことがない人へも渡せる名刺と言えます。

ビジネスメールには署名を記載するのがマナーです。署名にはどのような情報を記載すればよいのでしょうか。一般的には、以下のような項目が挙げられます。

• 会社名
• 部署名
• 役職
• 氏名
• 住所
• 固定電話番号
• ファクス番号
• 携帯電話番号
• メールアドレス
• WEBサイトURL

また、署名はビジネスマナーとしての目的以外にも活用されます。

例えば、自分のメールアドレスやWEBサイトのURLなどの情報を載せておけば、直接打ち合わせできない場合でもメールによって連絡したり、自社のWEBサイトにアクセスして商品情報を見てもらえるなど、取り引きを円滑に行えるという利点もあります。

署名の工夫しだいでチャンス到来！？

多くの場合は、会社のテンプレート署名や、シンプルな署名を使っているかもしれません。署名は単なる送り主の表記だと思われがちですが、実はビジネスシーンでは署名を戦略的に使うことができます。

例えば、署名の魅せ方を工夫することで受け取った相手の目に留まり、それがきっかけで新たな話題が生まれたり、付き合い方にも変化があるかもしれません。

また、新製品の発売などニュースがある場合は、「お知らせ」として署名に添えるのも効果的です。そうした工夫が営業につながったり、事業展開の機会をつかめるかもしれません。

ビジネスチャンスはどこに転がっているかわかりません。そのチャンスをつかむために、たとえ署名という小さな枠でも工夫する価値はありそうです。

SNSマーケティングにも活用できる！

もしSNSマーケティングを行っている場合、SNSへのリンクアイコンを活用することも有効です。ある大手企業は、メール署名にリンクアイコンを追加したことで、SNSのフォロワーを約5倍に増やしたという例もあります。

ビジネスメールの署名を作るポイント

名刺と同じ項目を記載する

署名の項目については、まずは自分の名刺に記載している情報と同じものを入れると簡単です。

氏名で読みが難しい漢字が使われていたり、読み方が何通りかできる氏名の場合は、必ず読み仮名を付けておくと、親切で相手にも覚えてもらいやすくなります。

また、自営業やフリーランサーの場合は、屋号や肩書などを記載します。就活中の大学生の場合、学校名・学部名・学科名などを記載します。

目的に合わせて署名を使い分ける

情報を効率的に伝えるためには、メールを送信する相手によって「社外用」「社内用」「簡易版」といった複数の署名を使いわけをすると便利です。例えば社内用の場合、社名や住所、自社WEBサイトURL、お知らせなど対外的な情報は省き、代わりに内線番号などを記載します。

面識のない相手に、携帯電話などの個別情報は教えたくないことがあります。そうした場合は、記載する情報を絞った簡易版があると重宝します。その他、マーケティング目的、販売目的、クライアントへの連絡目的など、基本の署名と組み合わせて用意しておくと便利です。

使い分けの例

改行を適度に入れて見やすくする

メールを受け取った相手は、署名を自分が管理している連絡先リストにコピー＆ペーストして管理することも考えられます。項目ごとに適宜改行を入れておくと見やすくて親切です。しかし、過度な改行はかえって読みにくくなりますので入れすぎないように注意しましょう。

自動的に挿入する設定を行う

ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる設定機能があります。新規作成する際、自動的に署名が挿入されるようにあらかじめ設定しておくと便利です。

メール署名を作成する際の注意点

せっかく署名を作成しても、相手のパソコンやスマートホンでうまく表示されないと効果がなくなってしまうので、事前にチェックをしましょう。

自分宛てに送ってチェック

署名を作成したら、実際のメールソフトでどのように表示されるのか、自分宛てにメールを送って確認します。メールを送る相手がパソコン、スマートフォンなど、どのデバイスでメールを受信するかはわかりません。できるだけ、どちらのデバイスでも確認しておくのがおすすめです。

チェックするポイントは、
・不自然な改行はないか
・文字化けしていないか
・ビジネスメールにふさわしい署名か（顔文字や過度な装飾がないか、など）
などがあります。

自分への送信で確認したら、チェックしてくれそうな人にも送って印象を聞いてみると、より安心です。
 

情報が変わったらすぐに更新する

署名は、メールの受け取り手にとっては、送り主へ連絡する際の連絡手段を記した情報源となります。所属部署が変わったり、オフィスの移転や電話番号が変わったなどの情報は、すぐに更新しましょう。

更新したら、「変更のお知らせ」などとして署名に付け加えると、目にも留まりやすくなります。
 

メール署名のテンプレート集

実際に使えるメール署名のテンプレートを集めてみました。自分のイメージに合うものがあれば、アレンジするなどして活用してみてください。

シンプルなデザインの例

装飾したデザインの例

╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋ ╋┿╋┿╋　会社名 ╋┿╋┿　　部署名/役職 ╋┿╋　　　名前 ╋┿　　　　〒000-0000 東京都〇〇〇〇 ╋　　　　　TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 ╋　　　　　Email: ××××××＠××××.com ╋　　　　　URL: https://××××.com/ ╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□ 　会社名 　部署名/役職　名前 　〒000-0000 東京都〇〇〇〇 　TEL：00-0000-0000 FAX： 00-0000-0000 　Email：××××××＠××××.com 　URL: https://××××.com/ □■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□

oﾟo｡oﾟo｡oﾟo｡oﾟo｡oﾟoﾟo｡oﾟo｡oﾟo ﾟo｡oﾟo｡oﾟoﾟo｡oﾟoﾟo｡oﾟ 　会社名 　部署名/役職　名前 　〒000-0000 東京都〇〇〇〇 　TEL：00-0000-0000 FAX： 00-0000-0000 　Email：××××××＠××××.com 　URL: https://××××.com/ oﾟo｡oﾟo｡oﾟo｡oﾟo｡oﾟoﾟo｡oﾟo｡oﾟo ﾟo｡oﾟo｡oﾟoﾟo｡oﾟoﾟo｡oﾟ

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お知らせを含むデザインの例

—————————————————————— 会社名 部署名/役職　名前 〒000-0000 東京都〇〇〇〇 TEL：00-0000-0000 FAX： 00-0000-0000 Email：××××××＠××××.com URL: https://××××.com/ ●新商品のご案内 ○月○日、弊社の新商品が発売されます。 ご興味のある方はこちらのHPをご覧ください。 URL: https://××××.com/ ●休業日の案内 年末の休業日は12月29日〜1月3日となっております。 その期間にいただいたメールは、1月4日以降の対応となります。 ご了承くださいませ。 ——————————————————————

———————————*——————————— 会社名 〇〇部　名前 〒000-0000 東京都〇〇〇〇 TEL：03-0000-0000 FAX： 03-0000-0000 Email：××××××＠××××.com URL: https://××××.com/ ────────────────────────────── ＜夏季休業のお知らせ＞ 誠に勝手ながら○月○日～○日は夏季休業とさせていただきます。 メールの返信は○月○日以降となります。 何卒ご了承のほどお願い申し上げます。 ———————————*———————————

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